Dans une mise à jour de sa doctrine en date du 7 février 2018, l’administration commente les obligations que l’assujetti doit satisfaire lors de la numérisation des factures papiers. Elle reprend les dispositions de la loi de finances rectificative pour 2016 et l’arrêté du 22 mars 2017.
L’article L 102 B du Livre des procédures fiscales fixe le délai pendant lequel doivent être conservés les documents servant de preuve à l’administration fiscale en cas de contrôle. Ainsi, le délai de six ans, applicable aux factures papier, s’applique également aux factures numérisées. Les factures numérisées doivent être conservées 6 ans sous un format PDF.
L’administration rappelle les modalités qui permettent à une facture papier numérisée d’être une pièce justificative. La numérisation doit être faite de manière à garantir une reproduction à l’identique, c’est-à-dire que le document numérique doit être une copie conforme à l’original papier tant en image qu’en couleurs.
Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
- soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d’une empreinte numérique ;
- soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Toutefois, l’administration prévoit une mesure de tolérance. Les numérisations qui ne respectent pas le code couleur peuvent être admises uniquement si les couleurs ne sont pas porteuses de sens. À ce titre l’administration donne des exemples :
- les couleurs du logo de l’entreprise qui émet la facture ne sont pas porteuses de sens et n’ont pas à être reproduites à l’identique lors de la numérisation ;
- l’indication des montants dans une couleur particulière pour permettre de savoir si le montant est négatif ou positif est porteuse de sens et doit être reproduite à l’identique ;
- en présence d’une signature manuelle, d’un tampon ou encore d’annotations les couleurs sont porteuses de sens, et doivent donc être reproduites à l’identique.
La numérisation peut être faite par le contribuable lui-même ou par un tiers. Dans tous les cas, en cas de compression des fichiers, celle-ci doit être faite sans pertes.
Enfin, en cas de contrôle le contribuable qui présente une facture numérisée, qui ne remplit pas les conditions permettant de garantir l’authenticité de la facture, doit être en mesure de présente la facture sous forme papier.
Lien : BOFIP-CF-COM-10-10-30-10 du 07 février 2018
Source : Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables